Groepsadministratie
De Groepsadministratie is de centrale databank van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Elke vereniging die aangesloten is bij Scouts en Gidsen Vlaanderen gebruikt deze online registratietool om zijn leden in te schrijven bij Scouts en Gidsen Vlaanderen.
Wanneer u uw kind in onze scouts inschrijft, doen wij een aanvraag op de Groepsadministratie met enkele basisgegevens van uw kind om een lidnummer te verkrijgen. Na enkele dagen krijgen wij een positief antwoord en voeren we de betaling van het lidgeld aan Scouts en Gidsen Vlaanderen uit. Uw kind is verzekerd tijdens onze activiteiten zodra deze betaling is uitgevoerd.
De (basis)gegevens van uw kind zitten op dit moment in het systeem en zijn zichtbaar voor alle en enkel leiding binnen onze scouts. Vervolgens is het tijd voor de belangrijkste stap. Deze is voor u als lid/ouder: het creëren van een account voor uw kind op de Groepsadministratie. Dit is belangrijk omdat u op dit account medische en contactgegevens van uw kind kan aanvullen. U kan deze altijd aanvullen of wijzigen door opnieuw in te loggen op uw account. We raden aan om dit voor ieder weekend en kamp na te kijken, zodat we in geval van nood altijd zo goed mogelijk kunnen handelen en over de juiste gegevens beschikken.
​
Om een account aan te maken hebt u onder andere het lidnummer van uw kind nodig. Om dit te weten te komen stuurt u best een mail naar groepsleiding@joe-english.be. We proberen ook om telkens voor een weekend/kamp het lidnummer via mail nog eens door te sturen.
De procedure om een account aan te maken vindt u terug in onderstaand document. De eerste pagina geeft nog wat info over de medische gegevens (individuele steekkaart) en de wijziging in het systeem hierover die enkele jaren geleden in werking trad. Vanaf de tweede pagina vindt u stap voor stap hoe u een account kan aanmaken. De lay-out van de Groepsadministratie is sinds eind 2024 verandert, echter blijft de principiële werking dezelfde.
​
Eens uw account gemaakt is, vindt u onder 'Mijn Gegevens' verschillende categorieën om gegevens aan te vullen. U zal merken dat u zowel bij de categorie 'Persoonlijk' als 'Contacten' e-mailadressen en GSM-nummers kan invullen. Alle e-mailadressen die in eender welke van de twee categorieën zijn ingevuld, worden automatisch meegenomen in de mailinglijst van onze scouts. Naarmate de leden ouder worden en zelf over een e-mailadres beschikken, raden wij aan om dat bij 'Persoonlijk' in te vullen, zodat ook zij info via mails binnen krijgen.